Hem Arkivbildare
Linnéuniversitetet 2013
Klassificeringsstruktur
Linnéuniversitetet KS 2018
Strukturenhet
Sök

Verksamhetsområde  4 - Bedriva utbildning på forskarnivå

Beskrivning
I denna dokumenthanteringsplan för verksamhetsområdet ”Bedriva utbildning på forskarnivå” klassificeras
- inrätta, revidera och avveckla ämne på forskarnivå
- inrätta, revidera och avveckla kurs på forskarnivå
- bedriva doktorandutbildning
- bedriva kurs
- anta och registrera doktorand
- hantera pågående doktorandstudier
- examinera doktorand
- tillhandahålla service för doktorander

Bevarande av elektroniska dokument i W3D3
Från 2018-01-01 gäller att samtliga dokument i W3D3 ska bevaras i ursprungligt skick. Genom detta ska elektroniskt inkomna eller upprättade dokument inte skrivas ut på papper för arkivering. Linnéuniversitetets bevarandeexemplar är den elektroniska fil som ska föras över till slutgiltigt bevarande i e-arkivet. Däremot ska dokument som inkommer eller upprättas som papper bevaras som papper även om en elektronisk kopia framställs, t.ex. skannade beslut.

Bevarande och gallring sker i enlighet med:
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor RA-MS 2017:39 (som ersätter RA-FS 2007:1, senast ändrad i RA-MS 2020:25) och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrad i RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2).

Bilaga 1
Avser handlingar i ett forskningsprojekt. Se dokumenthanteringsplan 5 Bedriva forskning och Hanteringsanvisningar för forskningshandlingar.

Bilaga 2
Schema i system: Scheman skapade i TimeEdit gallras 2 år efter kursstart.
Schema på papper: Scheman med rikt informationsinnehåll bevaras. Övriga scheman får gallras 2 år efter kursstart. Gallras med stöd av RA-FS 1991:6 (ändrad i RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2). Med rikt informationsinnehåll menas scheman som ger en god inblick i hur undervisningen har bedrivits. Dessa scheman kan finnas för en kurs eller omfatta många kurser, t ex för en hel termin. Exempel på schema med magert informationsinnehåll är lokalbokningsschema. Schema som ska bevaras arkivläggs på papper i kursakt.

Bilaga 3
Får gallras om de bedöms ha endast tillfällig eller ringa betydelse. Handlingar som bedöms ha ett framtida värde bevaras. Vid bevarande på papper arkiveras handlingarna i särskild serie. Sortering efter kurs, i kursakt. Digitalt bevarande om förläsningsanteckningar tillhandahålls i t ex lärplattform.

Bilaga 4
En person som söker en utlyst doktorandanställning ansöker samtidigt om att bli antagen till utbildning på forskarnivå (med undantag för de fall där den sökande redan är antagen i det berörda ämnet på Lnu). Anställningsprocessen och antagningsprocessen hänger ihop, och besluten i de båda processerna bygger till stor del på samma underlag. Trots detta ska doktorandanställningsärendet diarieföras för sig (PA-ärende) och antagningsärendet ska diarieföras för sig (UF-ärende). Anledningen är att doktorandanställning inte alltid leder till antagningsbeslut, och antagning inte alltid är kopplat till en utlyst doktorandanställning.

Antagning bildar ett ärende per antagen doktorand, oavsett vilken finansiering som är aktuell (doktorandanställning eller annan finansiering).
I antagningsärendet ingår vanligtvis
- Ansökan från den som föreslås bli antagen i form av ansökningsblankett, CV, forskningsplan, betyg/examensbevis, åberopade skrifter. Åberopade skrifter (uppsatser, artiklar och liknande) diarieförs inte i ärendet. Ansvarig handläggare förvarar åberopade skrifter till dess att gallring kan ske.
- Beslutsunderlag (yttrande från beredande organ/grupp med utlåtande över behörighet, lämplighet, finansiering och övriga resurser, förslag till beslut om antagning, utseende av examinatorer, handledare, eventuell tidavräkning)
- Beslut om antagning
- Antagningsbesked

En utlyst doktorandanställning i ett visst ämne bildar ett ärende.
I doktorandanställningsärendet ingår vanligtvis
- Beslut om befattningsprofil och befattningsprofil
- Annons rekrytering (ledigkungörelse)
- Lista över sökande från e-rekryteringsverktyget ReachMee, och ansökningar som inte inkommit via ReachMee
- Besked under rekryteringen som skickas till de sökande
- Beslutsunderlag (yttrande från beredande organ/grupp med utlåtande över behörighet, lämplighet, finansiering och övriga resurser, förslag till beslut om antagning, utseende av examinatorer, handledare, eventuell tidavräkning, och beslut om antagning)
- Beslut om anställning


Bilaga 5
Enligt RA-FS 2016:2: Examinationsuppgifter från student (inklusive doktorand) får återlämnas till student efter betygsättning om betyg registrerats i studieregister. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år efter det att prövningen slutbehandlats. Arkivering av lärarens examinationsuppgifter beskrivs i 4.2.2 bedriva kurs.

Förkortningar
STUD Studerandeavdelningen
UK Universitetsledningens kansli
  

Verksamhetsområde  4 - Bedriva utbildning på forskarnivå

Verksamhetsområde  4 - Bedriva utbildning på forskarnivå

Verksamhetsområde  4 - Bedriva utbildning på forskarnivå

Verksamhetsområde  4 - Bedriva utbildning på forskarnivå

Processgraf Styra verksamheten Stödja verksamheten Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning Bedriva utbildning på forskarnivå Bedriva forskning Samverka, informera och nyttiggöra externt Hantera förutsättningar för utbildning på forskarnivå Hantera utbildning på forskarnivå Utbilda doktorand Tillhandahålla service för doktorander