Beskrivning I processen ingår även handlingar rörande omplacering, men avser då omplacering i samband med tillsättning av anställning. Bevarande och gallring sker i enlighet med: - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2020:1). Genom denna författning upphävs (RA-FS 2006:5, senast ändrad RA-FS 2012:9) samt Riksarkivets föreskrifter om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst (RA-FS 2004:1, senast ändrad i RA-FS 2012:3) - samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, senast ändrad RA-FS 2012:2).

Handlingstyper

Beslut om rekrytering

Annons rekrytering

Ansökan om anställning

Förslag på sakkunniga

Beslut om sakkunniga

Sakkunnigutlåtande

Handlingar vid bedömning av sökande

Beslut i anställningsärende

Meddelande om beslut om anställning

Överklagande av beslut om anställning

Yttrande angående överklagande av beslut om anställning

Beslut i överklagande om anställning

Urvalstester

Motivering inför rekrytering

Avbrytande av rekrytering

Anställningsbevis

Rangordning av sökande

Anställningsprofil

Förslag till beslut

Aktivitet Förbereda rekrytering		Handlingstyper Beslut om rekrytering Motivering inför rekrytering
Aktivitet Utlysa anställning
Aktivitet Publicera ledig anställning		Handlingstyper Annons rekrytering
Aktivitet Ta emot ansökan		Handlingstyper Ansökan om anställning
Aktivitet Göra urval
Aktivitet Föreslå sakkunniga (lärare)		Handlingstyper Förslag på sakkunniga
Aktivitet Besluta att utse sakkunniga (lärare)		Handlingstyper Beslut om sakkunniga
Aktivitet Ta emot sakkunnigutlåtande (lärare)		Handlingstyper Sakkunnigutlåtande
Aktivitet Bedöma sökande		Handlingstyper Handlingar vid bedömning av sökande Urvalstester
Aktivitet Besluta om anställning		Handlingstyper Beslut i anställningsärende Avbrytande av rekrytering
Aktivitet Meddela beslut om anställning		Handlingstyper Meddelande om beslut om anställning
Aktivitet Hantera överklagan		Handlingstyper Överklagande av beslut om anställning Yttrande angående överklagande av beslut om anställning Beslut i överklagande om anställning
Aktivitet Anställa		Handlingstyper Beslut om rekrytering Annons rekrytering Ansökan om anställning Förslag på sakkunniga Beslut om sakkunniga Sakkunnigutlåtande Handlingar vid bedömning av sökande Beslut i anställningsärende Meddelande om beslut om anställning Överklagande av beslut om anställning Yttrande angående överklagande av beslut om anställning Beslut i överklagande om anställning Anställningsprofil
Aktivitet Upprätta anställningsavtal		Handlingstyper Anställningsbevis

Handlingstyp	Beskrivning
Beslut om rekrytering	ID dok: 2.2.1-121 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR Anmärkning: Inklusive eventuellt underlag inför beslut, t ex Motvering inför rekrytering, behovsanalys, underlag till finansiering, men diarieförs endast om det inleds en rekrytering.
Annons rekrytering	ID dok: 2.2.1-211 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR Anmärkning: Information om doktorandanställning, se bilaga 4 i dokumenthanteringsplan för Stödja verksamhet.
Ansökan om anställning	ID dok: 2.2.1-311 Bevaras/Gallras: Bevaras eller gallras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3, Reach Mee Ansvar: HR Anmärkning: Sammanställning av ansökningar från Reach Mee samt ansökan som inte går via Reach Mee ska diarieföras. Befordran klassificeras inom 2.2.1 Tillsätta anställning. Information om doktorandanställning, se bilaga 4 i dokumenthanteringsplan för Stödja verksamhet. Gallringsfrist: Ansökningar med bilagor får gallras två år efter det att beslut om anställning vunnit laga kraft. Om den sökande begär det skall ansökningshandlingarna återlämnas. Undantag från gallring gäller för den anställdes ansökningshandlingar och ansökningshandlingar från den som har överklagat ett anställningsbeslut. Dessa handlingar ska bevaras. Ansökningshandlingar, som inte avser viss ledigförklarad tjänst, får återlämnas eller gallras omedelbart. Se bilaga 5 i dokumenthanteringsplan för Stödja verksamhet. Gallringsföreskrifter: RA-FS 2020:1
Förslag på sakkunniga	ID dok: 2.2.1-411 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR
Beslut om sakkunniga	ID dok: 2.2.1-421 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR
Sakkunnigutlåtande	ID dok: 2.2.1-431 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR
Handlingar vid bedömning av sökande	ID dok: 2.2.1-441 Bevaras/Gallras: Gallras Ansvar: HR Anmärkning: Kan omfatta kallelser till intervjuer, genomförda intervjuer, intern rangordning (ej av sakkunniga), referenstagning, förslag till beslut. Information om doktorandanställning, se bilaga 4 i dokumenthanteringsplan för Stödja verksamhet. Gallringsfrist: Gallras vid inaktualitet, dock tidigast när överklagandetid löpt ut, om inte överklagande inkommer. Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2
Beslut i anställningsärende	ID dok: 2.2.1-511 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR Anmärkning: Beslut om anställning i original anslås på anslagstavla och läggs därefter i personakt. Kopia läggs i det diarieförda ärendet. Information om doktorandanställning, se bilaga 4 i dokumenthanteringsplan för Stödja verksamhet.
Meddelande om beslut om anställning	ID dok: 2.2.1-611 Bevaras/Gallras: Gallras Ansvar: HR Gallringsfrist: Vid inaktualitet. Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2
Överklagande av beslut om anställning	ID dok: 2.2.1-711 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR Anmärkning: Nytt ärende med hänvisning till anställningsärende.
Yttrande angående överklagande av beslut om anställning	ID dok: 2.2.1-721 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR
Beslut i överklagande om anställning	ID dok: 2.2.1-731 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR Anmärkning: Beslut fattas av Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH)
Urvalstester	ID dok: 2.2.1-442 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR
Motivering inför rekrytering	ID dok: 2.2.1-113 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR
Avbrytande av rekrytering	ID dok: 2.2.1-512 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR
Anställningsbevis	ID dok: 2.2.1-812 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR
Rangordning av sökande	ID dok: 2.2.1-451 Bevaras/Gallras: Gallras Ansvar: HR Gallringsfrist: Gallras vid inaktualitet, dock tidigast när överklagandetid löpt ut, om inte överklagande inkommer. Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2
Anställningsprofil	ID dok: 2.2.1-112 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR
Förslag till beslut	ID dok: 2.2.1-511 Bevaras/Gallras: Bevaras Bevarandeexemplar: Papper/digitalt Registrering/system: W3D3 Ansvar: HR