Hem Arkivbildare
Linnéuniversitetet 2013
Klassificeringsstruktur
Linnéuniversitetet KS 2018
Strukturenhet
Sök

Process  2.1.6 - Hantera upphandling och avrop

Beskrivning
Processen omfattar alla typer av upphandlingar av varor och tjänster.
Rättelser och förtydliganden samt korrespondens under anbudstider utgör inte handlingstyper, men skall tillföras ärendet om de bedöms vara betydelsefulla, t ex viktigare korrespondens med anbudsgivare. Rutinartad korrespondens får gallras vid inaktualitet med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, senast ändrad RA-FS 2012:2).
Bevarande och gallring sker i enligthet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2018:10) och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2015:2).
  

Upphandlingsärenden

Process  2.1.6 - Hantera upphandling och avrop

Aktivitet
Initiera upphandlingsärende
  Handlingstyper
Anskaffningsbeslut
Förfrågningsunderlag
Annons i upphandlingsärende
Frågor och svar gällande upphandling
 
Aktivitet
Ta emot anbud i upphandlingsärende
  Handlingstyper
Anbud
 
Aktivitet
Registrera anbud
  Handlingstyper
Anbudsförteckning/Öppningsprotokoll
 
Aktivitet
Bereda upphandlingsärende
  Handlingstyper
Utvärderingsprotokoll
Sekretessförbindelse vid utvärdering av anbud
 
Aktivitet
Utvärdera anbud
  Handlingstyper
Utvärderingsprotokoll
Sekretessförbindelse vid utvärdering av anbud
 
Aktivitet
Avgöra upphandlingsärende
  Handlingstyper
Tilldelningsbeslut/ Beslut om val av leverantör
 
Aktivitet
Verkställa upphandlingsärende
  Handlingstyper
Annons efter avslutad upphandling
 
Aktivitet
Skriva avtal efter avslutad upphandling
  Handlingstyper
Avtal efter upphandling
 
Aktivitet
Avropa/beställa
  Handlingstyper
Skriftlig beställning efter upphandling
 
Aktivitet
Hantera överprövning av beslut i upphandlingsärende
  Handlingstyper
Överprövning upphandling
 
Aktivitet
Hantera direktupphandling
  Handlingstyper
Dokumentation om direktupphandling
 
Aktivitet
Hantera inköp av tjänster inom utbildning
Beskrivning
Giltig 20180101-20181231
Handlingstyper
Underlag inför köp av tjänst för utbildning
Underlag inför köp av tjänst för utbildning på forskarnivå
Avtal om köp av tjänst för utbildning på forskarnivå
Avtal om köp av tjänst för utbildning
 
Aktivitet
Hantera inköp av tjänster
  Handlingstyper
Underlag inför köp av tjänst
Avtal om köp av tjänst
 
Aktivitet
Hantera uppsägning av avtal
  Handlingstyper
Uppsägning av avtal
 

Process  2.1.6 - Hantera upphandling och avrop

Handlingstyp Beskrivning
Anskaffningsbeslut ID dok: 2.1.6-111
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
 
Underlag inför köp av tjänst för utbildning ID dok: 2.1.6-1211
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Upphandlande enhet
Anmärkning: Underlag för avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, ”praktiker”.
 
Förfrågningsunderlag ID dok: 2.1.6-112
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
 
Underlag inför köp av tjänst för utbildning på forskarnivå ID dok: 2.1.6-1212
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Institution
Anmärkning: Underlag för avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, ”praktiker”.
 
Annons i upphandlingsärende ID dok: 2.1.6-113
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
 
Avtal om köp av tjänst för utbildning på forskarnivå ID dok: 2.1.6-1213
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Institution
Anmärkning: Avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, ”praktiker”.
 
Anbud ID dok: 2.1.6-211
Bevaras/Gallras: Se bilaga 1.
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
Anmärkning: Förvaras hos ansvarig upphandlare. Anbud tillförs diarieakten när ärendet slutbehandlats. Undantag gäller skrymmande bilagor som kan förvaras på annan plats än i akten. När så sker ska uppgift om fysisk förvaringsplats.
registreras i diariet.
Författningsstöd sekretess: 19 kap. 3 § OSL, se även bilaga 2 i Dokumenthanteringsplan för Stödja Verksamhet.
Sekretess: Se bilaga 2
 
Anbudsförteckning/Öppningsprotokoll ID dok: 2.1.6-311
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
Författningsstöd sekretess: 19 kap. 3 § OSL, se även bilaga 2 i Dokumenthanteringsplan för Stödja Verksamhet.
Sekretess: För uppgift om anbud. Sekretess fram till beslut i ärendet.
 
Utvärderingsprotokoll ID dok: 2.1.6-511
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande
enhet
Författningsstöd sekretess: 19 kap. 3 § OSL, se även bilaga 2 i Dokumenthanteringsplan för Stödja Verksamhet.
Sekretess: För uppgift om anbud. Sekretess fram till beslut i ärendet.
 
Sekretessförbindelse vid utvärdering av anbud ID dok: 2.1.6-512
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande
enhet
Författningsstöd sekretess: 19 kap. 3 § OSL, se även bilaga 2 i Dokumenthanteringsplan för Stödja Verksamhet.
Sekretess: För uppgift om anbud. Sekretess fram till beslut i ärendet.
 
Tilldelningsbeslut/ Beslut om val av leverantör ID dok: 2.1.6-611
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
 
Annons efter avslutad upphandling ID dok: 2.1.6-711
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
Anmärkning: Gäller endast upphandling över tröskelvärdet.
 
Avtal efter upphandling ID dok: 2.1.6-811
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
Anmärkning: Avtal efter avslutad upphandling skapar nytt ärende i W3D3. Handlingstypen avtal omfattar även kontrakt.
 
Skriftlig beställning efter upphandling ID dok: 2.1.6-911
Bevaras/Gallras: Bevaras eller gallras, se bilaga 3 i dokumenthanteringsplan för Stödja verksamhet.
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
Gallringsfrist: Skriftlig beställning över 100 000 kr bevaras. Beställningar under 100 000 kr hanteras inom ramen för ekonomisystemet Tendsign och gallras efter den frist som gäller för verifikationer.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10 och RA-FS 2018:1
 
Överprövning upphandling ID dok: 2.1.6-1011
Bevaras/Gallras: Handlingar från överklagande part ska bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
Anmärkning: Överprövningsärendet bildar nytt ärende i W3D3. Hänvisning sker till upphandlings- ärendet.
Gallringsfrist:
 
Dokumentation om direktupphandling ID dok: 2.1.6-1111
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Upphandlande enhet
 
Avtal om köp av tjänst för utbildning ID dok: 2.1.6-1214
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Upphandlande enhet
 
Uppsägning av avtal ID dok: 2.1.6-1411
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digital
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
 
Underlag inför köp av tjänst ID dok: 2.1.6-1311
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Upphandlande enhet
Anmärkning: Underlag för avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, ”praktiker”.
 
Avtal om köp av tjänst ID dok: 2.1.6-1312
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Upphandlande enhet
 
Frågor och svar gällande upphandling ID dok: 2.1.6-114
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
Anmärkning: Finns i pdf-format och är ett levande dokument fram till anbudstiden går ut. Finns därefter med som bilaga till avtalet.
 
Periodisk sammanställning till Skatteverket ID dok: 2.1.6-1511
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digital
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
Anmärkning: Förekommer i utvärderingsprocessen
 
Övrig dokumentation för vikt av ärendet ID dok: 2.1.6-1611
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Papper/digital
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
 

Process  2.1.6 - Hantera upphandling och avrop

Processgraf Hantera ekonomi .... Hantera anläggningar och inventarier Hantera ekonomirapportering Hantera upphandling och avrop Hantera stipendier Hantera donationer Hantera externa medel (ej forskning) Upphandlingsärenden Initiera upphandlingsärende Anskaffningsbeslut Förfrågningsunderlag Annons i upphandlingsärende Frågor och svar gällande upphandling Ta emot anbud i upphandlingsärende Anbud Registrera anbud Anbudsförteckning/Öppningsprotokoll Bereda upphandlingsärende Utvärderingsprotokoll Sekretessförbindelse vid utvärdering av anbud Utvärdera anbud Utvärderingsprotokoll Sekretessförbindelse vid utvärdering av anbud Avgöra upphandlingsärende Tilldelningsbeslut/ Beslut om val av leverantör Verkställa upphandlingsärende Annons efter avslutad upphandling Skriva avtal efter avslutad upphandling Avtal efter upphandling Avropa/beställa Skriftlig beställning efter upphandling Hantera överprövning av beslut i upphandlingsärende Överprövning upphandling Hantera direktupphandling Dokumentation om direktupphandling Hantera inköp av tjänster inom utbildning Underlag inför köp av tjänst för utbildning Underlag inför köp av tjänst för utbildning på forskarnivå Avtal om köp av tjänst för utbildning på forskarnivå Avtal om köp av tjänst för utbildning Hantera inköp av tjänster Underlag inför köp av tjänst Avtal om köp av tjänst Hantera uppsägning av avtal Uppsägning av avtal Periodisk sammanställning till Skatteverket Övrig dokumentation för vikt av ärendet