Hem Arkivbildare
Linnéuniversitetet 2013
Klassificeringsstruktur
Linnéuniversitetet KS 2018
Strukturenhet
Sök

Process  2.1.3 - Hantera löpande bokföring

Beskrivning
Löpande bokföring görs i form av omföringar. Exempel på omföringar kan vara momsredovisning, reverseringar och interndebiteringar.
Vi redovisar olika typer av moms; EU-moms, byggmoms samt in- och utgående moms.
De fakturor som ska tas bort reverseras tillsammans med underlaget som talar om varför. Interndebitering sker när vi får ett underlag på profilprodukter som har sålts internt.
Varje månad körs periodiska triggrar för automatkontering av indirekta kostnader.
En kvittens används när vi har sålt något och saknar möjligheten att ge ett kassakvitto. En rekvisition talar om vad som får köpas och till vilket belopp, ofta även var köpet får göras. Dessa används om behov uppstår.
Vi gör handledningar som läggs ut på intranätet som kan vara till hjälp i verksamheten när ekonomiska transaktioner uppstår.
Bevarande och gallring sker i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2018:10) och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, senast ändrad RA-FS 2012:2).
  

Ärenden rörande löpande bokföring

Process  2.1.3 - Hantera löpande bokföring

Aktivitet
Hantera löpande bokföring
   
 
Aktivitet
Hantera omföringar
  Handlingstyper
Omföringsunderlag
Verifikation
Periodiska triggrar automatkontering av indirekta kostnader
Kvittenser
Rekvisitioner
Handledningar
 

Process  2.1.3 - Hantera löpande bokföring

Handlingstyp Beskrivning
Omföringsunderlag ID dok: 2.1.3-111
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: Exempelvis momsunderlag, underlag för reversering och interndebitering.
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Verifikation ID dok: 2.1.3-112
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: Omföringar 50, 60, 62, 63 serierna
Moms 40, 50, 60 serierna
Reverseringar 62 serien
Interndebiteringar 25 serien
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Periodiska triggrar automatkontering av indirekta kostnader ID dok: 2.1.3-113
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: 64 serien tillsammans med avstämningsunderlag.
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Kvittenser ID dok: 2.1.3-114
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Papper
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: Sparas i nummerordning efter numrering på blanketten.
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Rekvisitioner ID dok: 2.1.3-115
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Papper
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: Sparas i nummerordning.
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Handledningar ID dok: 2.1.3-116
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Digitalt
Registrering/system: s-mapp
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: De delar av systemdokumentation och behandlingshistorik som är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring ska bevaras. Instruktioner och manualer, exempelvis Ekonomihandboken och budgetinstruktioner.
Gallringsfrist: Övrig systemdokumentation och behandlingshistorik får gallras 7 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 

Process  2.1.3 - Hantera löpande bokföring

Processgraf Hantera ekonomi Hantera intäkter Hantera kostnader Hantera löpande bokföring Hantera anläggningar och inventarier Hantera ekonomirapportering Hantera upphandling och avrop .... Ärenden rörande löpande bokföring Hantera löpande bokföring Hantera omföringar Omföringsunderlag Verifikation Periodiska triggrar 
automatkontering av indirekta kostnader Kvittenser Rekvisitioner Handledningar