Hem Arkivbildare
Linnéuniversitetet 2013
Klassificeringsstruktur
Linnéuniversitetet KS 2018
Strukturenhet
Sök

Process  2.1.2 - Hantera kostnader

Beskrivning
En leverantörsfaktura ankommer antingen direkt till scanningscentralen i Frösön, digitalt som e-faktura eller mailas till fakturaboxen på ekonomiavdelningen för manuell hantering. En del fakturor går direkt in i flödet för godkännande hos beställaren och resterande kommer på fellista som skrivs ut. Fellistan går vi igenom och rättar samt lägger upp nya leverantörer i Agresso i fall de saknas. När fakturan är godkänd och attesterad av den som har behörighet går den till definitivbokföring och sedan skapas en betalfil.
Betalfilen sänds till banken för betalning av fakturorna. Eventuell betalning som inte kan genomföras skrivs ut och rättas upp. Kommande bankdag får vi en återredovisning som registreras i Agresso så att vi ser att fakturorna är betalda.
Om vi får en påminnelse undersöks varför ursprungsfakturan inte har betalats och sedan hanteras den därefter.
En gång i månaden stäms leverantörsreskontran av för att se att vi registrerar leverantörer på rätt sätt.
Bevarande och gallring sker i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2018:10) och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, senast ändrad RA-FS 2012:2).
  

Ärenden rörande kostnadshantering

Process  2.1.2 - Hantera kostnader

Aktivitet
Hantera kostnader
  Handlingstyper
Leverantörsfaktura
Fellista leverantörsfaktura
Banklista
Betalningsbekräftelse
Betalfiler
Återredovisning
Fellista återredovisning
Påminnelse
Avstämning leverantörsreskontra
 
Aktivitet
Bokföra faktura
  Handlingstyper
Leverantörsfaktura
Fellista leverantörsfaktura
 
Aktivitet
Betala Faktura
  Handlingstyper
Banklista
Betalningsbekräftelse
Betalfiler
Återredovisning
Fellista återredovisning
Påminnelse
 
Aktivitet
Rapportera
  Handlingstyper
Avstämning leverantörsreskontra
 

Process  2.1.2 - Hantera kostnader

Handlingstyp Beskrivning
Leverantörsfaktura ID dok: 2.1.2-111
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: 30, 40 serierna. Eventuellt finns också ett fakturaunderlag.
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Fellista leverantörsfaktura ID dok: 2.1.2-112
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Banklista ID dok: 2.1.2-121
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Betalningsbekräftelse ID dok: 2.1.2-122
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Betalfiler ID dok: 2.1.2-123
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Återredovisning ID dok: 2.1.2-124
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Fellista återredovisning ID dok: 2.1.2-125
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Påminnelse ID dok: 2.1.2-126
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Papper
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Avstämning leverantörsreskontra ID dok: 2.1.2-131
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: Rapport ändringslogg. Kontrollerar 10% av alla leverantörer per månad, att vi gör rätt.
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 

Process  2.1.2 - Hantera kostnader

Processgraf Hantera ekonomi Hantera intäkter Hantera kostnader Hantera löpande bokföring Hantera anläggningar och inventarier Hantera ekonomirapportering Hantera upphandling och avrop .... Ärenden rörande kostnadshantering Hantera kostnader Leverantörsfaktura Fellista leverantörsfaktura Banklista Betalningsbekräftelse Betalfiler Återredovisning Fellista återredovisning Påminnelse Avstämning leverantörsreskontra Bokföra faktura Leverantörsfaktura Fellista leverantörsfaktura Betala Faktura Banklista Betalningsbekräftelse Betalfiler Återredovisning Fellista återredovisning Påminnelse Rapportera Avstämning leverantörsreskontra