Hem Arkivbildare
Linnéuniversitetet 2013
Klassificeringsstruktur
Linnéuniversitetet KS 2018
Strukturenhet
Sök

Process  2.1.1 - Hantera intäkter

Beskrivning
Vi får ett underlag på en ekonomisk transaktion som inträffat och fakturerar då kund. Är det en ny kund ska den först läggas upp i Agresso. Vid återbetalning skapas en kreditfaktura.
När en faktura är betald får vi kännedom om detta via kontoutdrag som tas ut varje arbetsdag. Där syns även andra inbetalningar som är gjorda till universitetet. Kontoutdragen skrivs ut tillsammans med en fellista. En del inbetalningar matchas automatiskt mot fakturor och bildar en verifikation, andra konterar vi i Agresso efter att vi erhållit information från mottagaren. Information kan komma genom inbetalningen, mail till kundboxen eller att vi begär in den. De verifikationer som bildas sparas och skrivs ut tillsammans med konteringsunderlaget.
Om en kund inte betalar sin faktura skapas en påminnelse och eventuellt en räntefaktura för dröjsmålet. Om betalningen fortfarande uteblir kan kunden bli skickad till inkasso hos Kammarkollegiet.
Bevarande och gallring sker i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2018:10) och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, senast ändrad RA-FS 2012:2).
  

Ärenden rörande intäktshantering

Process  2.1.1 - Hantera intäkter

Aktivitet
Hantera intäkter
   
 
Aktivitet
Fakturera
  Handlingstyper
Kundfaktura
Kreditfaktura
 
Aktivitet
Bokföra inbetalning
  Handlingstyper
Kontoutdrag
Fellista
Verifikation
 
Aktivitet
Hantera ej betald faktura
  Handlingstyper
Påminnelse
Räntefaktura
Inkasso Kammarkollegiet
 

Process  2.1.1 - Hantera intäkter

Handlingstyp Beskrivning
Kundfaktura ID dok: 2.1.1-111
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso, papper
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: 10, 14, 17 serierna. Eventuellt finns också ett faktureringsunderlag.
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Kreditfaktura ID dok: 2.1.1-112
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso, papper
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: 10, 14, 17 serierna
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Kontoutdrag ID dok: 2.1.1-121
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso, papper
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Fellista ID dok: 2.1.1-122
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso, papper
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: Inbetalningar som inte kunnat matchas automatiskt.
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Verifikation ID dok: 2.1.1-123
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso, papper
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: 24, 25 serierna
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar inom EU-projekt 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Påminnelse ID dok: 2.1.1-131
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Papper, s-mapp
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Räntefaktura ID dok: 2.1.1-132
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Agresso, papper
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Anmärkning: 18 serien
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 
Inkasso Kammarkollegiet ID dok: 2.1.1-133
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Kammarkollegiets hemsida, papper
Ansvar: Ekonomiavdelningen
Gallringsfrist: 7 år. Handlingar från EU-projekt gallras efter 17 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2018:10
 

Process  2.1.1 - Hantera intäkter

Processgraf Hantera ekonomi Hantera intäkter Hantera kostnader Hantera löpande bokföring Hantera anläggningar och inventarier Hantera ekonomirapportering Hantera upphandling och avrop .... Ärenden rörande intäktshantering Hantera intäkter Fakturera Kundfaktura Kreditfaktura Bokföra inbetalning Kontoutdrag Fellista Verifikation Hantera ej betald faktura Påminnelse Räntefaktura Inkasso Kammarkollegiet