Hem Arkivbildare
Linnéuniversitetet 2013
Klassificeringsstruktur
Linnéuniversitetet KS 2018
Strukturenhet
Sök

Verksamhetsområde  2 - Stödja verksamheten

Beskrivning
I denna dokumenthanteringsplan för verksamhetsområdet ”Stödja verksamhet” klassificeras
- Hantera ekonomi
- Hantera intäkter
- Hantera kostnader
- Hantera löpande bokföring
- Hantera anläggningar och inventarier
- Hantera ekonomirapportering till andra myndigheter
- Hantera upphandling och avrop
- Hantera stipendier
- Hantera donationer
- Hantera personalfrågor
- Tillsätta anställning
- Hantera pågående anställning
- Avveckla anställning
- Hantera uppdrag
- Hantera utnämningar
- Hantera arbetsmiljö, lika villkor och hållbar utveckling
- Hantera arbetsmiljö
- Hantera lika villkor
- Hantera hållbar utveckling
- Hantera infrastruktur
- Hantera lokaler
- Hantera fastigheter
- Hantera annan infrastruktur
- Hantera säkerhetsfrågor
- Hantera information och kommunikation
- Hantera möten
- Hantera allmänna handlingar
- Hantera akademiska högtider och evenemang

Bevarande av elektroniska dokument i W3D3
Från 2018-01-01 gäller att samtliga dokument i W3D3 ska bevaras i ursprungligt skick. Genom detta ska elektroniskt inkomna eller upprättade dokument inte skrivas ut på papper för arkivering. Linnéuniversitetets bevarandeexemplar är den elektroniska fil som ska föras över till slutgiltigt bevarande i e-arkivet. Däremot ska dokument som inkommer eller upprättas som papper bevaras som papper även om en elektronisk kopia framställs, t.ex. skannade beslut.

Bevarande och gallring sker i enlighet med:
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2018:10)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrad i RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling (RA-FS 2013:1, ändrad i RA-FS 2018:1)
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2020:1). Genom denna författning upphävs (RA-FS 2006:5, senast ändrad RA-FS 2019:1) samt Riksarkivets föreskrifter om gallring och återlämnande av handlingar vid ansökan om tjänst (RA-FS 2004:1, senast ändrad i RA-FS 2012:3)

Bilaga 1
RA-FS 2018:1. Antagna anbud bevaras. Handlingar i anbud som inte tillför ärende sakuppgift, t ex årsberättelser och allmän information om anbudsgivaren, behöver inte tillföras akten utan gallras när ärendet är avslutat.
Ej antagna anbud gallras 4 år efter slutet avtal eller beslut om att avbryta upphandling. Märks med ärendets diarienummer och förvaras åtskilt från övriga handlingar i ärendet.

Bilaga 2
Anbud i upphandlingsärende omfattas av sekretess med stöd i 19 kap. 3 § OSL. Huvudregel är att sekretess upphör när ärendet slutbehandlats. I undantagsfall kan uppgifter hemlighållas även efter avslutat upphandling med stöd av 19 kap 1§ och 3 § OFS 2009:400 (skydd för myndigheten) eller 31 kap 16§ OFS (skydd för extern uppdragsgivare).

Bilaga 3
Skriftlig beställning över 100 000 kr bevaras. Beställningar under 100 000 kr hanteras inom ramen för ekonomisystemet Tendsign och gallras efter den frist som gäller för verifikationer. Se RA-FS 2018:10 och RA-FS 2018:1.

Bilaga 4
En person som söker en utlyst doktorandanställning ansöker samtidigt om att bli antagen till utbildning på forskarnivå (med undantag för de fall där den sökande redan är antagen i det berörda ämnet på Lnu). Anställningsprocessen och antagningsprocessen hänger ihop, och besluten i de båda processerna bygger till stor del på samma underlag. Trots detta ska doktorandanställningsärendet diarieföras för sig (HR-ärende) och antagningsärendet ska diarieföras för sig (UF-ärende). Anledningen är att doktorandanställning inte alltid leder till antagningsbeslut, och antagning inte alltid är kopplat till en utlyst doktorandanställning.

Antagning bildar ett ärende per antagen doktorand, oavsett vilken finansiering som är aktuell (doktorandanställning eller annan finansiering).
I antagningsärendet ingår vanligtvis
- Ansökan från den som föreslås bli antagen i form av ansökningsblankett, CV, forskningsplan, betyg/examensbevis, åberopade skrifter. Åberopade skrifter (uppsatser, artiklar och liknande) diarieförs inte i ärendet. Ansvarig handläggare förvarar åberopade skrifter till dess att gallring kan ske.
- Beslutsunderlag (yttrande från beredande organ/grupp med utlåtande över behörighet, lämplighet, finansiering och övriga resurser, förslag till beslut om antagning, utseende av examinatorer, handledare, eventuell tidavräkning)
- Beslut om antagning
- Antagningsbesked

En utlyst doktorandanställning i ett visst ämne bildar ett ärende.
I doktorandanställningsärendet ingår vanligtvis
- Beslut om befattningsprofil och befattningsprofil
- Annons rekrytering (ledigkungörelse)
- Lista över sökande från e-rekryteringsverktyget ReachMee, och ansökningar som inte inkommit via ReachMee
- Besked under rekryteringen som skickas till de sökande
- Beslutsunderlag (yttrande från beredande organ/grupp med utlåtande över behörighet, lämplighet, finansiering och övriga resurser, förslag till beslut om antagning, utseende av examinatorer, handledare, eventuell tidavräkning, och beslut om antagning)
- Beslut om anställning

Bilaga 5
RA-FS 2019:1. Ansökningar med bilagor får gallras två år efter det att beslut om anställning vunnit laga kraft. Om den sökande begär det skall ansökningshandlingarna återlämnas. Undantag från gallring gäller för den anställdes ansökningshandlingar och ansökningshandlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet. Dessa handlingar ska bevaras. Ansökningshandlingar, som inte avser viss ledigförklarad tjänst, får återlämnas eller gallras omedelbart.

Bilaga 6
Gallras om det endast utgör en upprepning eller sammanfattning av övrigt beslutsunderlag och inte tillför ärendet information av vikt för beslutsfattandet.
Bevaras i det diarieförda ärendet det tillhör, om det tillför ärendet information av vikt.
Gallras i enlighet med RA-FS 2012:2.

Bilaga 7
Förfrågan eller anmälan om misstänkt diskriminering kan inkomma i många olika former. De kan exempelvis inkomma som skrivelse till registrator, tillbudsrapport från Medarbetare eller som skrivelse till handläggare för Lika Villkor. Oavsett hur de inkommer dokumenteras uppgifter om förfrågan eller anmälan i excel-fil av handläggare för Lika Villkor.
Om en förfrågan eller anmälan leder vidare till ett diskrimineringsärende diarieförs ärendet när beslut fattats i ärendet.
I processen kan diskriminering innebära både diskriminering och trakasserier.

Förkortningar
HR HR-avdelningen
  

Verksamhetsområde  2 - Stödja verksamheten

Verksamhetsområde  2 - Stödja verksamheten

Verksamhetsområde  2 - Stödja verksamheten

Verksamhetsområde  2 - Stödja verksamheten

Processgraf Styra verksamheten Stödja verksamheten Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning Bedriva utbildning på forskarnivå Bedriva forskning Samverka, informera och nyttiggöra externt Hantera ekonomi Hantera personalfrågor Hantera arbetsmiljö, lika villkor och hållbar utveckling Hantera infrastruktur Hantera säkerhetsfrågor Hantera information och kommunikation Hantera möten Hantera allmänna handlingar Hantera akademiska högtider och evenemang Hantera externa remisser och förfrågningar