Hem Arkivbildare
Linnéuniversitetet 2013
Klassificeringsstruktur
Linnéuniversitetet KS 2018
Strukturenhet
Sök

Verksamhetsområde  3 - Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning

Beskrivning
I verksamhetsområdet för ”Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning” klassificeras
- inrätta, revidera och avveckla program
- inrätta, revidera och avveckla kurs
- inrätta, revidera och avveckla uppdragsutbildning
- bedriva program eller kurs
- bedriva uppdragsutbildning
- anta och registrera student
- hantera pågående studier
- examinera student
- hantera disciplinärenden
- tillhandahålla service för studenter

Bevarande av elektroniska dokument i W3D3
Från 2018-01-01 gäller att samtliga dokument i W3D3 ska bevaras i ursprungligt skick. Genom detta ska elektroniskt inkomna eller upprättade dokument inte skrivas ut på papper för arkivering. Linnéuniversitetets bevarandeexemplar är den elektroniska fil som ska föras över till slutgiltigt bevarande i e-arkivet. Däremot ska dokument som inkommer eller upprättas som papper bevaras som papper även om en elektronisk kopia framställs, t.ex. skannade beslut.

Bevarande och gallring sker i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor; RA-MS 2017:39 (som ersätter RA-FS 2007:1, senast ändrad i RA-MS 2020:25) och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse; RA-FS 1991:6 (ändrad i RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2).

Bilaga 1
Schema i system: Scheman skapade i TimeEdit gallras 2 år efter kursstart.
Schema på papper: Scheman med rikt informationsinnehåll bevaras. Övriga scheman får gallras 2 år efter kursstart. Gallras med stöd av RA-FS 1991:6 (ändrad i RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2): handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Med rikt informationsinnehåll menas scheman som ger en god inblick i hur undervisningen har bedrivits. Dessa scheman kan finnas för en kurs eller omfatta många kurser, t ex för en hel termin. Exempel på schema med magert informationsinnehåll är lokalbokningsschema och dessa kan gallras. Schema som ska bevaras arkivläggs på papper i kursakt.

Bilaga 2
Får gallras med stöd av RA-FS 1991:6 (ändrad i RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2) om handlingarna endast bedöms ha tillfällig eller ringa betydelse. Handlingar som bedöms ha ett framtida värde bevaras.

Bilaga 3
Anmälan med bilagor till utbildning på grundnivå och avancerad nivå: Får gallras 2 år efter beslut om antagning, om anmälan registrerats i antagnings- eller studieregister; RA-MS 2017:39 (som ersätter RA-FS 2007:1, senast ändrad i RA-MS 2020:25). För antagen som inte registrerats i studieregister, exempelvis inresande (utländsk) student, bör anmälan med bilagor bevaras.

Arbetsprover för utbildning som leder till konstnärlig examen: Får återlämnas 1 månad efter beslut om antagning. Om den sökande inte begärt återlämnande får arbetsprover gallras 1 månad efter beslut om antagning. Förekomsten av uppvisade arbetsprover bör dokumenteras. Dokumentationen får gallras 2 år efter beslut om antagning; RA-MS 2017:39 (som ersätter RA-FS 2007:1, senast ändrad i RA-MS 2020:25).

Bilaga 4
Med tentamen avses enskild tentamen, grupptentamen, hemtentamen samt prestationer genom andra examinationsformer såsom inlämning av paper, rapporter m.m. Tentamen kan även vara datorbaserad.

3.3.3.1-111 Tentamenssvar; RA-MS 2017:39 (som ersätter RA-FS 2007:1, senast ändrad i RA-MS 2020:25) : Får återlämnas till student efter betygsättning om betyget har registrerats i studieregister. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år efter det att prövningen slutbehandlats.

3.3.3.1-122 Rapporter från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning: Handledarrapporter får gallras 2 år efter avslutad utbildning enligt RA-FS 1991:6 (ändrad i RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2). Rapporter får inte gallras om dessa legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i Ladok. Studenternas rapporter får återlämnas till studenten efter avslutad delkurs eller utbildning efter det att betyg registrerats i studieregister. Rapporter och bilagor som inte har återlämnats får gallras 2 år efter det att betyget registrerats i Ladok.

3.3.3.1-211 Rättningsprotokoll: Rättningsprotokoll som hanteras på papper får gallras 2 år efter att betyg registrerats i Ladok enligt RA-MS 2017:39 (som ersätter RA-FS 2007:1, senast ändrad i RA-MS 2020:25). Protokollen ska sorteras efter kurskod. Rättningsprotokoll som hanteras elektroniskt kan gallras när betyg registrerats i Ladok under förutsättning att:
– föreskriven redovisning, bearbetning eller kontroll har slutförts,
– tidsfrist för revision och preskription har gått ut och
– betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört; RA-MS 2017:39 (som ersätter RA-FS 2007:1, senast ändrad i RA-MS 2020:25).

Bilaga 5
DiVA: Utdrag ur rektors beslut om riktlinjer för elektronisk publicering (dnr LNU 2011/401): Riktlinjer för examensarbeten/självständiga arbeten/uppsatser.
Alla examensarbeten (yrkesexamen) samt självständiga arbeten (kandidatnivå/magisternivå/masternivå) utförda av studenter vid Linnéuniversitetet ska registreras elektroniskt och publiceras i fulltext. Undantaget är att författaren, med hänvisning till Lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk, motsätter sig elektronisk fulltextpublicering. Registrering ska ändå göras, och fulltexten lagras elektroniskt, men den kommer inte att publiceras i DiVA.

Hantering/förvar/sortering:
Bevarandeexemplar är detsamma som fullständig version av en uppsats/examensarbete. Har upphovsrättslig information (t ex bilder) tagits bort i version som publiceras måste den kompletteras med en fullständig version för registrering och arkivering i DiVA.

Uppsatser/examensarbeten för kandidatnivå/magisternivå/masternivå, 90 eller 120 hp eller motsvarande.
Alla examensarbeten utförda vid lärosätet är allmänna handlingar och rättigheten att ta del av allmänna handlingar uttrycks i Tryckfrihetsförordningen. Här framgår det att allmänna handlingars offentlighet är huvudregeln, men att undantag finns. Undantagen behandlas i Offentlighets- och sekretesslagen.
Uppsatserna bevaras elektroniskt i DiVA.

Undantag för elektronisk fulltextpublicering gäller för uppsatser som innehåller sekretessbelagda uppgifter. Avtal ska skrivas när ett examensarbete görs tillsammans med en extern part och uppsatsen kan komma att innehålla sekretessbelagda uppgifter. I avtalet ska det framgå vilken typ av sekretess som avses och hur länge den gäller. När uppsatsen är examinerad och godkänd ska studenten eller någon från institutionen kontakta registrator (registrator@lnu.se) och be om ett diarienummer till den bifogade uppsatsen. Uppsatsen ska skickas digitalt i pdf-format till registrator. Bifoga ett försättsblad där det anges vilken typ av sekretess som avses och hur länge den gäller. Ange även vem som är kontaktperson vid institutionen vid en eventuell prövning av sekretessen. Studenten registrerar sin uppsats med tillhörande diarienummer i Diva. Rutan för sekretess bockas för. Uppsatsen laddas inte upp i Diva. Då examensarbeten är allmänna handlingar är grunden för att åberopa sekretess dock mycket svag.
OBS! Använd inte URKUND för uppsatser som kan innehålla sekretessbelagd information.

Uppsatser examensarbete, B-uppsats, för nivå 60 hp eller motsvarande. Får gallras fem år från betygsdatum om betyg registrerats i Ladok enligt RA-MS 2017:39 (som ersätter RA-FS 2007:1, senast ändrad i RA-MS 2020:25). Tas ut på papper.

För uppsatser på kurser, B-uppsatser, där 60 hp utgör den högsta nivån ska särskild ställning tas till eventuellt bevarande. Uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse ska bevaras. Uppsatser för nivå 60 hp eller motsvarande som bedöms ha ett bevarandevärde sorteras efter författare eller titel.

Gallringsbara uppsatser förvaras under hela sin livslängd på institutionen och sorteras efter författare eller titel.

Bilaga 6
3.3.4-111 Anmälan om misstänkt fusk eller förseelse, 3.3.4-211 Yttrande från student i disciplinärende och underlag i ett disciplinärende: Hanteras även i molntjänsten Box. Handlingar i Box ska gallras direkt efter nämndens sammanträde (3.3.4-111) eller senast 25 dagar efter att de lagts upp i Box (3.3.4-211).

3.3.4-311 Beslut om disciplinär åtgärd: Beslut diarieförs och bevaras. Enligt 10 kapitlet 2 § högskoleförordningen är de disciplinära åtgärderna varning och avstängning. Dokumenterad avstängning i Ladok gallras 1 år efter avslutad avstängning.

3.3.4-314 Beslut i överklagande av disciplinär åtgärd: Dokumenterad avstängning Ladok gallras 1 år efter avslutad avstängning.

Bilaga 7
Beskrivning av rutin för hantering av Studieuppehåll finns i Dnr 2014/58-1.1.

Beskrivning av rutin för Tillgodoräknande finns i Dnr 2013/489-1.1.

Förkortningar
LOS Lokal och service
STUD Studerandeavdelningen
UK Universitetsledningens kansli
  

Verksamhetsområde  3 - Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning

Verksamhetsområde  3 - Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning

Verksamhetsområde  3 - Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning

Verksamhetsområde  3 - Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning

Processgraf Styra verksamheten Stödja verksamheten Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning Bedriva utbildning på forskarnivå Bedriva forskning Samverka, informera och nyttiggöra externt Hantera utbildningens förutsättningar Hantera pågående utbildning Utbilda student Tillhandahålla service för studenter