Hem Arkivbildare
Linnéuniversitetet 2013
Klassificeringsstruktur
Linnéuniversitetet KS 2018
Strukturenhet
Sök

Process  2.5.1 - Hantera fysisk säkerhet

Beskrivning
Den fysiska säkerheten delas in i tre olika kategorier:
Tillträdesskydd: Nycklar, nyckelskåp, passerkort, dörrmiljöer
Egendomsskydd: Bevakning, larmsystem, passersystem
Fysiskt skydd: Lokal och fastighet, stöldskydd med lås och märkning

I tillträdesskyddet ingår att lämna ut nycklar och passerkort till behöriga medarbetare. Nycklar förvaras i nyckelskåp. Utlämning av nycklar kvitteras och registreras i system för administration av nycklar. Passerkortsutlämning registreras i system för administration av passerkort.
I egendomsskyddet ingår administration av larmsystem och larmscheman. Larm hanteras central och går till larmcentral, som rapporterar till system om eventuella fel.
Gallring görs i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, senast ändrad RA-FS 2012:2).
  

Ärenden rörande fysisk säkerhet

Process  2.5.1 - Hantera fysisk säkerhet

Aktivitet
Hantera nycklar
   
 
Aktivitet
Hantera nyckelregister
  Handlingstyper
Nyckelregister
 
Aktivitet
Hantera förvaring av nycklar
   
 
Aktivitet
Hantera utlämning av nycklar
   
 
Aktivitet
Anmäla behov av nycklar
  Handlingstyper
Behovsanmälan nycklar
 
Aktivitet
Registrera nyckelbehov
  Handlingstyper
Registrering av behov i nyckelregister
 
Aktivitet
Registrera utlämning av nycklar
  Handlingstyper
Registrering vid utlämning av nycklar
 
Aktivitet
Kvittera utlämning av nycklar
  Handlingstyper
Nyckelkvittens
 
Aktivitet
Registrera inlämning av nycklar
  Handlingstyper
Registrering vid inlämning av nycklar
 
Aktivitet
Kvittera inlämning av nycklar
  Handlingstyper
Nyckelkvittens
 
Aktivitet
Påminnelse om inlämning av nycklar
   
 
Aktivitet
Hantera passerkort
   
 
Aktivitet
Hantera passersystem
  Handlingstyper
Passerkortregister
 
Aktivitet
Hantera utlämning av passerkort
   
 
Aktivitet
Anmäla behov av passerkort
  Handlingstyper
Behovsanmälan passerkort
 
Aktivitet
Registrera passerkortsbehov
  Handlingstyper
Registrering av behov i passerkortregister
 
Aktivitet
Registrera utlämning av passerkort
  Handlingstyper
Registrering vid utlämning av passerkort
 
Aktivitet
Registrera inlämning av passerkort
  Handlingstyper
Registrering vid inlämning av passerkort
 
Aktivitet
Påminnelse om inlämning av passerkort
   
 
Aktivitet
Hantera egendomsskydd
  Handlingstyper
Checklista brandskyddsplan
 
Aktivitet
Hantera larmsystem
   
 
Aktivitet
Upprätta larmschema
  Handlingstyper
Larmschema
 
Aktivitet
Hantera larm
   
 
Aktivitet
Hantera utgående larm
  Handlingstyper
Larmrapport
 
Aktivitet
Hantera underrättelse om polisanmälan
  Handlingstyper
Underrättelse om polisanmälan
 

Process  2.5.1 - Hantera fysisk säkerhet

Handlingstyp Beskrivning
Nyckelregister ID dok: 2.5.1-111
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: SSF KeyControl
Ansvar: LOS
Anmärkning: Här i ingår upprättande av och administration av register i de olika systemen.
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Behovsanmälan nycklar ID dok: 2.5.1-211
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Funktionsadress e-post
Ansvar: LOS
Anmärkning: Chef meddelar säkerhetsfunktionsadress att medarbetare behöver nycklar och passerkort vilket registreras.
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Registrering av behov i nyckelregister ID dok: 2.5.1-221
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: SSF KeyControl
Ansvar: LOS
Anmärkning: Registrering att det hämtas ut nyckel ett visst datum.
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Registrering vid utlämning av nycklar ID dok: 2.5.1-231
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: SSF KeyControl
Ansvar: LOS
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Nyckelkvittens ID dok: 2.5.1-241
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Papper
Ansvar: LOS
Anmärkning: Papper förvaras i pärm. Kvittens skrivs på – papper som förvarars i pärm – och avregistrering i systemet när de lämnas in.
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Registrering vid inlämning av nycklar ID dok: 2.5.1-251
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: SSF KeyControl
Ansvar: LOS
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2
 
Passerkortregister ID dok: 2.5.1-311
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Arx/Rita
Ansvar: LOS
Anmärkning: Här i ingår upprättande av och administration av register i systemet.
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Behovsanmälan passerkort ID dok: 2.5.1-411
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Funktionsadress e-post
Ansvar: LOS
Anmärkning: Samma e-postadress som för Behovsanmälan nycklar 211. I Kalmar kan passerkort även erhållas via fotokiosken.
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Registrering av behov i passerkortregister ID dok: 2.5.1-421
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Arx/Rita
Ansvar: LOS
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Registrering vid utlämning av passerkort ID dok: 2.5.1-431
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Arx/Rita
Ansvar: LOS
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Registrering vid inlämning av passerkort ID dok: 2.5.1-451
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Arx/Rita
Ansvar: LOS
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Larmschema ID dok: 2.5.1-521
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Stanley (Nim3) Noctu RCO r-card win 4.36
Ansvar: LOS
Gallringsfrist: Vid inaktualitet.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Larmrapport ID dok: 2.5.1-541
Bevaras/Gallras: Gallras
Registrering/system: Stanley (Nim3) Noctu RCO r-card win 4.36
Ansvar: LOS
Anmärkning: En rapport läggs in i systemen om eventuella fel. Vid bråk eller skadegörelse finns överfallslarm som går direkt till polis, vakt eller annan person larmar polis samt underrättar kontaktman.
Gallringsfrist: Gallras efter 2 år.
Gallringsföreskrifter: RA-FS 2012:2.
 
Underrättelse om polisanmälan ID dok: 2.5.1-551
Bevaras/Gallras: Större utredningar med LNU som part bevaras och diarieförs
Bevarandeexemplar: Papper/digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: LOS
Anmärkning: Vid intern polisanmälan av student/anställd kommer kopia till Lnu.
 
Checklista brandskyddsplan ID dok: 2.5.1-511
Bevaras/Gallras: Bevaras
Bevarandeexemplar: Digitalt
Registrering/system: W3D3
Ansvar: Handläggande enhet
 

Process  2.5.1 - Hantera fysisk säkerhet

Processgraf Hantera säkerhetsfrågor Hantera fysisk säkerhet Hantera informationssäkerhet Hantera IT-säkerhet Hantera miljösäkerhet Hantera personsäkerhet Ärenden rörande fysisk säkerhet Hantera nycklar Hantera nyckelregister Nyckelregister Hantera förvaring av nycklar Hantera utlämning av nycklar Anmäla behov av nycklar Behovsanmälan nycklar Registrera nyckelbehov Registrering av behov i nyckelregister Registrera utlämning av nycklar Registrering vid utlämning av nycklar Kvittera utlämning av nycklar Nyckelkvittens Registrera inlämning av nycklar Registrering vid inlämning av nycklar Kvittera inlämning av nycklar Nyckelkvittens Påminnelse om inlämning av nycklar Hantera passerkort Hantera passersystem Passerkortregister Hantera utlämning av passerkort Anmäla behov av passerkort Behovsanmälan passerkort Registrera passerkortsbehov Registrering av behov i passerkortregister Registrera utlämning av passerkort Registrering vid utlämning av passerkort Registrera inlämning av passerkort Registrering vid inlämning av passerkort Påminnelse om inlämning av passerkort Hantera egendomsskydd Checklista brandskyddsplan Hantera larmsystem Upprätta larmschema Larmschema Hantera larm Hantera utgående larm Larmrapport Hantera underrättelse om polisanmälan Underrättelse om polisanmälan